Softworks bringt Ihre Dienstpläne auf Trab

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Die Zeit der Mitarbeiter in Pflegeheimen ist knapp und wertvoll. Deshalb kommt dem Management dieser Ressource eine besondere Bedeutung zu. Um mehr Zeit für ihre eigentliche Aufgabe zu haben, die Betreuung der Pflegebedürftigen, sollten Verwaltungsaufgaben möglichst schnell und einfach erledigt sein. Dabei helfen die digitalen Lösungen von Softworks. Und sie entlasten auch das Management.

Zettelwirtschaft ist Vergangenheit bei Softworks. Die IT-Lösung bringt Pflegeeinrichtungen komplexe Dienstpläne auf Knopfdruck und mehr. Softworks unterstützt die Leiter von Pflegeeinrichtungen und Pflegediensten und stellt ihnen aktuelle und aussagekräftige Informationen bereit. Dabei sind die Tools von Softworks benutzerfreundlich aufgebaut. Dienstpläne lassen sich leicht optimieren, Arbeits- und Fehlzeiten, gesetzliche Urlaubsansprüche, Freizeitausgleich oder Überstunden verwalten. Softworks vereinfacht diese Vorgänge. Mitarbeiter können auf weitgehend automatisierte Abläufe vertrauen und ihre eigenen Informationen mit einer App abrufen, Vorgesetzte erhalten umfassende Reportings.

Bei vielen Einrichtungen im Einsatz bewährt

Softworks wurde speziell für Gesundheitseinrichtungen entwickelt und ist bei zahlreichen Unternehmen in Europa und Nordamerika im Einsatz. Die britische Wohlfahrtsorganisation “Friends of the Elderly” etwa hat lange Zeit riesige Tabellen gepflegt, um den Einsatz ihres Personals zu managen. Seit über hundert Jahren betreibt das kirchliche Unternehmen Pflegeeinrichtungen für Senioren. Um mehr Zeit für die Betreuung und einen besseren Überblick über die Einsatzpläne zu haben, entschied sich Friends of the Elderly für Softworks. Entscheidend dafür war, dass sich das System den Anforderungen der Hilfsorganisation anpasst und nicht umgekehrt, so das Management.

Ähnlich argumentiert der irische Pflegeheimanbieter “Newbrook Nursing Homes”. An sechs Standorten müssen mehr als 500 Mitarbeiter koordiniert werden. Die Dienstpläne erstellt heute Softworks, auch die Anwesenheit wird dokumentiert und die Lohn- und Gehaltsabrechnung damit automatisiert. “Das System lässt sich an mehreren Standorten betreiben, wobei die Daten an einen zentralen Server übertragen werden”, so Newbrook-CEO Phil Darcy. “Außerdem können wir mit der Lösung in ihrer heutigen Konfiguration weiter wachsen und neue Mitarbeiter an allen Standorten hinzufügen, ohne dass wesentlich mehr Ressourcen in der Lohnbuchhaltung oder Personalabteilung notwendig werden.”

Das leistet Softworks im Einzelnen:

HR Management: komplettes System für Mitarbeiterdaten wie zum Beispiel Eintrittstermin, Termine für Probezeitgespräche, personenbezogene Daten, Leistungsbeurteilungen oder Fristen für Arbeitserlaubnisse. Alternativ kann Softworks in vorhandene Personalmanagementsysteme integriert werden.

Kompetenzmanagement: umfangreiche Lösung für Mitarbeiterkompetenzen, -schulungen und -qualifikationen. Softworks identifiziert und verwaltet Schulungsbedarf von Mitarbeitern, inklusive automatischer Warnhinweise, wenn Qualifikationen ablaufen.

Dienstplanerstellung: benutzerfreundliche Lösung zur Erstellung von Einsatzplänen, die zum Beispiel Besetzungsstärke über den Tag verteilt, Dienstplankosten, Budgets, Mitarbeiter, die verschiedenen Kostenstellen zugeordnet sind, Vertragsstunden sowie Kommentare zum täglichen Dienstplan werden berücksichtigt.

Zeiterfassung: verschiedene Methoden lassen sich anwenden, zum Beispiel Terminals mit biometrischer Erkennung oder Annäherungssensoren und PIN-Terminals. Bestehende Geräte lassen sich eventuell integrieren.

Fehlzeiten und Analysen: dynamische Mitarbeiterinformationen in Echtzeit, wie Fehlzeiten, Verspätungen und vorzeitiges Verlassen des Arbeitsplatzes sorgen für akkurate Verwaltungsdaten.

Self-Service-App für Mitarbeiter: von ihrem Smartphone haben Beschäftigte Zugriff auf eigene Informationen wie Dienstpläne, Urlaub, Fehlzeiten oder Schichtwechsel.

Europäische Richtlinie zur Arbeitszeitgestaltung: benutzerfreundliches Richtlinienmodul, das die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet und eventuelle Verstöße den Verantwortlichen meldet.

Akuitätsgrad von Patienten: Ermittlung des Arbeitsaufwands für jeden Patienten aufgrund von Pflegeaufwand, Intensität, Komplexität und auszuführenden Aufgaben.

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