Was ein Business Messenger heute können muss

21 Bewerber auf 100 offene Stellen – Seniorenheime und Pflegedienste müssen bei der Personalwerbung neue Wege finden. Viele nutzen dazu heute Social-Media-Kanäle oder Kurznachrichtendienste wie WhatsApp. Dies soll vor allem bei jungen Leuten die Hemmschwelle senken, sich zu bewerben. Doch Achtung: Die Personalabteilung eines Seniorenheims darf zwar per WhatsApp Bewerbungen annehmen. Aber die Unterlagen mit dem gleichen Messenger innerhalb des Hauses weiterleiten, das darf sie nicht. Für den Schutz persönlicher Daten ist das Unternehmen ab dem Punkt verantwortlich, an dem es die Informationen erhält. Viele Messenger, allen voran WhatsApp, sind wegen Sicherheits- und Datenschutzmängeln für den beruflichen Einsatz ungeeignet.

WhatsApp ist verboten

Im Jahresbericht des Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit heißt es: „Instant Messaging kann auch im sensitiven Bereich der Pflegedienste eingesetzt werden. Die Nutzung von WhatsApp in der derzeitigen Ausgestaltung des Dienstes ist unzulässig.“
Klare Worte. Die Datenschutzbeauftragten der Kirchen in Deutschland sprachen gar ein klares WhatsApp-Verbot für kirchliche Einrichtungen aus, zu den auch viele Kliniken und Pflegeeinrichtungen gehören.

Pflegedienste, Ärzte und Apotheker müssen jederzeit sicherstellen, dass der Datenschutz sowohl in der internen Kommunikation als auch in der Kommunikation mit Patienten oder Kunden eingehalten wird. Pflegedokumentationen, Krankenblätter, Rezepte: Alle Informationen, die direkte Rückschlüsse auf eine Person zulassen, unterliegen diesem besonderen Schutz.

Business Messenger für den beruflichen Einsatz

Doch es gibt Wege aus dem WhatsApp-Dilemma. Einige Businessmanager sind speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Verwaltungen zugeschnitten. So nutzt beispielsweise der Rettungsdienst der nordrhein-westfälischen Kreisstadt Siegburg den Messenger der Deutschen Post, SIMSme Business. „Die Duldung einer unsicheren Messenger-App kam für Siegburg nicht infrage“, sagt Siegburgs Dezernent Bernd Lehmann zur Entscheidung, einen EU-DSGVO-konformen Business Messenger einzusetzen. Auch gemeinnützige Stiftungen, Ordnungsämter und Verwaltungen verwenden den Dienst. „SIMSme Business ist eine Messenger-App, die speziell für den beruflichen Einsatz konzipiert ist“, erklärt Marco Hauprich, Senior Vice President Digital Labs bei der Deutschen Post. „Sie ist compliance- und datenschutzkonform und bietet eine umfangreiche Auswahl an nützlichen Features.“

In Seniorenheimen gibt es viele Anwendungsmöglichkeiten für Messenger: Einsatzplanung und Abstimmung von Dienstplänen, zeitnahe Information zu Krankenständen beim Personal, Übergaben im Schichtwechsel, schnelle Information von Kollegen, kurzfristige Ab- und Rücksprachen und mehr. Dateien und Fotos können über die Desktopanwendung direkt per Drag-and-drop in Fachanwendungen wie beispielsweise elektronische Patientenakten eingefügt werden.

Privatkunden-App: Chat mit den Angehörigen

Ein weiterer Vorteil: Mit der Anwendung bleiben Seniorenheime auch im direkten Kontakt mit den Angehörigen. Die kostenlose Privatkunden-App SIMSme Private ist kompatibel, damit können Informationen oder Fragen datensicher versendet werden. Seniorenheime können den Business-Messenger nicht nur zur interaktiven Kommunikation nutzen; über News-Kanäle lassen sich auch Mitarbeiter gezielt informieren – zu neuen Therapieansätzen, zu Weiterbildungsmaßnahmen und vielem mehr. Das Steuerungstool der App zieht sich dabei vollautomatisch Inhalte, etwa aus dem Intranet oder aus Fachpublikationen, und leitet diese dann weiter.