Kalkulation von Pflegesätzen: Wie Einrichtungsleiter wirtschaftlich planen und verhandeln können

von Maria Sehlke

Pflegeeinrichtungen und Seniorenheime erhalten als Vergütung einen vorab für die Bewohner festgelegten Pflegesatz. Wie in Krankenhäusern soll dieser Pflegesatz einerseits die Versorgung, andererseits aber auch die Betreuung der Pflegebedürftigen abdecken. Pflegesätze können unterschiedlich ausgelegt und individuell kalkuliert werden. Da die Pflegesätze individuell je Einrichtung ausgehandelt werden, ist für den wirtschaftlichen Betrieb die korrekte und nachhaltige Kalkulation essenziell. Einerseits sichert sie das Wohl der Pflegenden, andererseits bildet sie die Grundlage eines wirtschaftlichen Betriebs.

Grundlagen der Pflegesatzkalkulation in Pflegeeinrichtungen

Die Pflegesatzkalkulation kann in den Pflegeeinrichtungen auf unterschiedliche Art erfolgen. In den letzten Jahren haben sich zwei Vorgehensweisen etabliert. Es gibt Einrichtungen, die die Kosten tageweise kalkulieren, andere entscheiden sich stattdessen für die monatliche Berechnung. Die Tageskalkulation ist vor allem dort etabliert, wo die Pflege kurzweilig ist. Dazu gehören u. a. Krankenhäuser. Die Kalkulation pro Monat erfolgt stattdessen vorwiegend in Heimen, die auf eine langfristige Versorgung der Senioren und Pflegenden ausgelegt sind.

Für die stationäre Pflege bildet die Pflegesatzkalkulation die wichtigste Grundlage. Mit ihr decken die Einrichtungen die Kosten für Verpflegung, Investitionen, aber auch für Unterkunft und alle Pflegeleistungen ab. Nur wenn es der Einrichtungsleitung gelingt, attraktive Pflegesätze auszuhandeln, kann die Einrichtung auf Dauer wirtschaftlich arbeiten und den Bewohnern eine qualitativ hochwertige Versorgung bieten.

Kostenkomponenten vollumfänglich berücksichtigen

Damit eine Pflegeeinrichtung wirtschaftlich arbeiten kann, ist es wichtig, dass bei der Kalkulation und Verhandlung der Pflegesätze die Kosten korrekt berücksichtigt werden. Dabei fußt die Kalkulation auf vier Kostensäulen, die alle Aufwendungen einer Einrichtung berücksichtigen müssen.

Zunächst sind hier die Pflegekosten zu nennen. Die Pflegekosten umfassen alle pflegerischen Leistungen der Einrichtung. Hierbei handelt es sich sowohl um die Leistungen, die Fachkräfte erbringen als auch um die der Hilfskräfte. Sie setzen sich einerseits aus den Aufwendungen für die Grundpflege zusammen. Hier sind Körperpflege und Ernährung, aber auch die Aufwendungen für Mobilität zu berücksichtigen, andererseits wird die medizinische Behandlungspflege bedacht.

Die Verpflegungs- und Unterbringungskosten markieren die zweite Säule. Meistens unterliegen diese Kosten einer gewissen Dynamik, da sie wesentlich durch externe Versorger und Anbieter definiert werden. An dieser Stelle muss die Pflegeleitung genau berechnen, welche Kosten pro Zimmer anfallen. Hier fließen Aufwendungen für Energie und Wasser ebenso ein wie für die Heizung. Auch mögliche optionale Renovierungskosten müssen Berücksichtigung finden. Zudem gehört die tägliche Verpflegung der Bewohner zu den zu berücksichtigenden Kostenpositionen.

Weiterhin spielen die Investitionskosten eine Rolle. Jede Pflegeeinrichtung muss mit der Zeit modernisiert und instandgehalten werden. Die Pflegesätze müssen anteilig sowohl für die Anschaffung von Pflegehilfsmitteln als auch für Bauprojekte und technische Geräte zur Hand genommen werden.

Die vierte Säule bildet die Ausbildungsumlage. Dieser bei dem Pflegesatz zu berücksichtigende Kostenanteil ist für die Finanzierung der Ausbildung von Pflegekräften vorgesehen.

Welche Faktoren beeinflussen die Höhe der Pflegesätze?

Die Kosten bilden die Grundlage der Pflegesatzkalkulation. In erster Linie ist es natürlich wichtig, dass die Pflegesätze so kalkuliert und ausgehandelt werden, dass eine Einrichtung problemlos alle Kosten decken kann. Es gibt zahlreiche Faktoren, die in der individuellen Verhandlung der Pflegesätze relevant sind.

Wie hoch der Pflegesatz ist, hängt im Detail auch immer von dem Pflegegrad des Patienten ab. In Deutschland gibt es den Pflegegrad von eins bis fünf. Die Einstufung erfolgt unter Berücksichtigung der individuellen Pflegebedürftigkeit. Das heißt: Je pflegebedürftiger der Patient ist, desto höher ist die Pflegestufe. Aufgrund der Pflegebedürftigkeit ergeben sich Unterschiede bei den Pflegekosten.

Des Weiteren gibt es einige regionale Unterschiede, die die Pflegesätze beeinflussen. So kann es nicht nur zwischen den Bundesländern zu Unterschieden kommen, sondern auch innerhalb der Länder zwischen den Regionen. Sie beziehen sich vor allem auf die Lebenshaltungskosten, aber auch auf die Betriebskosten für die Einrichtungen.

Der letzte Faktor, der für den Pflegesatz relevant ist, stellt die Leistungsart dar, die durch die Einrichtung erbracht wird. So spielt es eine Rolle, ob durch die Einrichtung eine Tagespflege, die vollstationäre Pflege oder die Kurzzeitpflege geleistet wird.

Wie können Einrichtungsleiter bei Pflegesatzverhandlungen erfolgreich argumentieren?

Für die Einrichtungsleitung stellt die Verhandlung über die für ihre Einrichtung geltenden Pflegesätze eine der wichtigsten und herausforderndsten Aufgaben dar. Wichtig ist es hier, selbstbewusst und gut vorbereitet aufzutreten. Unerlässlich für die Verhandlung ist eine detaillierte Plankostenrechnung. Ein Management-Informationssystem, kurz MIS, unterstützt während der Verhandlung dabei, Daten unterschiedlicher Abteilungen zu integrieren. Wichtige Daten können für Argumente so auf Knopfdruck sichtbar werden. Dazu gehören auch Überstunden sowie Qualifizierungsmaßnahmen, die in einzelnen Abteilungen durchgeführt wurden.

Des Weiteren sollte die Einrichtungsleitung Wert darauflegen, dass wirklich alle Kosten einbezogen werden. Im Zweifelsfall ist eine Schiedsstelle einzubeziehen, um zwischen den Verhandlungspartnern einen gemeinsamen Nenner zu erzielen.

Welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind bei der Pflegesatz-Kalkulation zu beachten?

Neben den individuellen Kostenbelastungen einer jeden Einrichtung spielen natürlich auch rechtliche Faktoren bei der Pflegesatz-Kalkulation eine Rolle. Relevant ist hier das Sozialgesetzbuch, insbesondere das SGB XI, sowie das Heimgesetz. Weiterhin gelten landesspezifische Rahmenverträge als wichtige Basis. Die rechtliche Grundlage bildet hier § 75 SGB XI. Dieser Paragraf umfasst die Regelungen für die Verträge zwischen den Pflegekassenlandesverbänden auf der einen Seite und den Pflegeeinrichtungsverbänden, die es auf Landesebene gibt. Diesen Verträgen lassen sich alle detaillierten und aktuell gültigen Gesetzesgrundlagen zu Pflegesätzen entnehmen.