Wie man mit Textilcontrolling Kosten senkt und Qualität sichert

von Matthias Köberlein (LavanTex für den DTV)

In Pflegeeinrichtungen wird täglich eine enorme Menge an Textilien verbraucht – doch wie behält man den Überblick? Textilcontrolling bietet hier eine Lösung: Das datenbasierte Steuerungssystem erfasst, analysiert und optimiert den Textilverbrauch und ermöglicht Einrichtungen, Verbrauch und Kosten jederzeit transparent nachzuvollziehen. Klare Kennzahlen und übersichtliche Auswertungen unterstützen die Steuerung. Eine effiziente Organisation ist entscheidend, besonders beim Umgang mit großen Textilmengen. Unterschiedliche Artikelnummern und Bezeichnungen verursachen häufig Unklarheiten und erschweren vor allem in Verbundgruppen die Verbrauchstransparenz.

Der Textilservice bietet also Lösungen für effektives Management, Controlling und nachhaltigen Ressourceneinsatz. Mit dem Konzept „Textiles Controlling“ werden alle Verbrauchsdaten zentral, einheitlich und nachvollziehbar aufbereitet.

Die Philosophie des textilen Controllings

Textilcontrolling funktioniert am effektivsten, wenn Einrichtungen und Textilservice partnerschaftlich und mit dem gemeinsamen Ziel maximaler Wirtschaftlichkeit zusammenarbeiten. Stellt der Textilservice beispielsweise einen erhöhten Wäscheverbrauch oder einen falschen Umgang mit Textilien fest, können Verbesserungen nur gelingen, wenn die Einrichtungen die fachlichen Empfehlungen annehmen und entsprechende Veränderungen anstoßen.

Dazu gehören Maßnahmen, die sowohl die internen Strukturen der Einrichtungen als auch das Verhalten der Mitarbeitenden betreffen.

Der Arbeitskreis „Textilcontrolling“ erarbeitet, überprüft und passt einheitlichen Artikelstamm sowie Zielwerte für den Verbrauch pro Pflegetag an – Grafik: Lavantex

Ein Textildienstleister sollte niemals allein über den Pflegestandard der von ihm versorgten Kunden entscheiden. Zwar kann der Textilservice für einzelne Stationen oder Wohnbereiche sinnvolle Zielverbrauchszahlen vorschlagen, doch verbindliche Vorgaben müssen stets gemeinsam mit einem Gremium aus Anwendenden der jeweiligen Kundengruppe festgelegt werden.

Um Kostenstabilität zu gewährleisten, setzt der Textilservice IT-gestützte Prozesse zum Textilcontrolling ein. Dabei stellt man die Verbrauchsmengen einzelner Stationen und Wohnbereiche ins Verhältnis zueinander und zu den Zielvorgaben. Auf diese Weise lassen sich Ursachen erhöhter Verbrauchsmengen gezielt analysieren.

Die gewonnenen Daten sind dann Grundlage für die Schulung von Pflege- und Hauswirtschaftspersonal und tragen dazu bei, das Verbrauchsverhalten nachhaltig zu verbessern. Der gewonnene Referenzwert vergleichbarer Stationen und Wohnbereiche innerhalb der Kundengruppe ermöglicht zudem eine gezielte Optimierung der Verbrauchsmengen, was positive Effekte auf Effizienz und Kosten hat.

Pflegeeinrichtungen behalten Entscheidungsmacht

Gleichzeitig sollte jedoch einer sorglosen „Flatrate-Mentalität“ entgegengewirkt werden, bei der Textilien im Übermaß genutzt werden, nur weil sie unbegrenzt verfügbar sind. Ein sinnvolles Instrument dafür ist ein Anreizsystem: Damit wird sowohl die Einrichtung als auch der Dienstleister zu einem wirtschaftlichen Umgang mit Textilien motiviert.

Vereinfacht gesagt liefern sowohl die Kunden-Einrichtungen als auch die Textilservicepartner regelmäßig (meist monatlich) Daten in eine zentrale Datenbank. Dazu gehören etwa Verbrauchszahlen, der abgestimmte Artikelstamm (also: welche Textilien genutzt werden dürfen) und Zielwerte für den Verbrauch. Die Vorgaben dafür sollten in einem Arbeitskreis „Textilcontrolling“, bestehend aus Vertretern der Einrichtungen und des Dienstleisters, erarbeitet und in festgelegten Intervallen überprüft werden.

Arbeitsablauf beim Textilcontrolling

Aus den gewonnenen Daten lassen sich vielfältige Auswertungen erstellen, um den Textilverbrauch gezielt zu optimieren. Wie das Konzept des Textilcontrollings im Detail aufgebaut ist und wie die einzelnen Daten genutzt werden können, wird im Folgenden Schritt für Schritt erläutert.

Schritt 1: Artikelstamm & Soll-Verbrauchsmengen pro Pflegetag

Ein Arbeitskreis aus Einrichtungen und Textilservice definiert einen einheitlichen Artikelstamm und Zielwerte für den Verbrauch pro Pflegetag. Diese Standards werden regelmäßig – mindestens einmal jährlich – überprüft und angepasst.

Schritt 2: Pflege‑, Belegungstage oder Fälle pro Einrichtung

Für Vergleichbarkeit werden Verbrauchsdaten immer auf Pflege- bzw. Belegungstage oder Fälle bezogen. Die Einrichtungen melden ihre Kennzahlen monatlich an den Textilservice.

Schritt 3: Stückgenaue Verbrauchsmengen pro Kostenstelle

Der Textilservice dokumentiert jede Textillieferung stückgenau pro Kostenstelle. Die monatlich übermittelten Daten ermöglichen einen fairen Verbrauchsindex, unabhängig von Größe oder Auslastung der Einrichtung.

Schritt 4: Zentrales Controlling in der Datenbank

Alle Informationen laufen in einer Datenbank zusammen. Dort werden Verbrauchsmengen und Kennzahlen zu Indexwerten kombiniert – auch historisch, um Trends und Entwicklungen sichtbar zu machen.

Schritt 5: Soll-Ist-Analyse

Der Soll-Ist-Vergleich ermöglicht eine passgenauere Textilversorgung. VI = Verbrauchsindex, Verbrauch pro 100 PT. – Grafik: Lavantex

Verglichen wird der tatsächliche Verbrauch (Ist-Verbrauch) im Verhältnis zur Planung oder Zielvorgabe des Verbrauchs (Soll-Verbrauch).

Schritt 6: Einrichtungsvergleich (Benchmarking)

Einrichtungen können ihren Verbrauch mit dem Gruppen- oder Regionaldurchschnitt vergleichen. Tabellen und Rankings decken Einsparpotenziale sowie besonders verbrauchsintensive Bereiche auf.

Schritt 7: Saison-Vergleich

Macht den Jahresverlauf sichtbar: saisonale Schwankungen oder Sonderereignisse wie Infektionsausbrüche erklären Verbrauchsspitzen und unterstützen die langfristige Planung.

Schritt 8: Auswertung

Alle Daten werden monatlich zu übersichtlichen Berichten zusammengeführt. Die Erkenntnisse liefern klare Ansatzpunkte, um Textilprozesse effizienter und ressourcenschonender zu gestalten.

Textiles Management bringt Transparenz in den Wäscheverbrauch und ermöglicht es den Verantwortlichen, Verbräuche sowie die damit verbundenen Kosten zu vergleichen, nachzuvollziehen und gezielt zu optimieren.