Die Philosophie des Textilen Controllings in der stationären Altenpflege

Der volle Umfang des Textilen Controllings und der Optimierung kommt nur zum Tragen, wenn Auftraggeber und Auftragnehmer gemeinsam am Ziel der Wirtschaftlichkeit arbeiten. Maßnahmen, die die interne Struktur beim Auftraggeber und das persönliche (Fehl)-Verhalten von Mitarbeiter*innen in Einrichtungen betreffen, bedürfen der Unterstützung und Durchsetzung durch den Auftraggeber.

Wir sind der Überzeugung, dass ein Textildienstleister nicht über den Pflegestandard der versorgten Kunden entscheiden sollte. Aus diesem Grund können wir zwar Ziel-Verbrauchszahlen für Stationen und Wohnbereiche vorschlagen, verbindliche Ziele und Benchmarks sollten jedoch in Zusammenarbeit mit einem Gremium aus Anwendern der Kunden definiert werden.

Um in einem Textilversorgungssystem Kostenstabilität zu gewährleisten, setzt der Textilservice IT-gestützte Prozesse ein. Dabei werden die Verbrauchsmengen ins Verhältnis zueinander und zu den Zielvorgaben gesetzt. Auf diese Weise werden gezielt Ursachen erhöhter Verbrauchsmengen analysiert.

Die gewonnenen Informationen werden zur Schulung von Pflege- und Hauswirtschaftsmitarbeiter*innen herangezogen und das Verbrauchsverhalten positiv beeinflusst. Ein Benchmark vergleichbarer Stationen und Wohnbereiche innerhalb einer Kunden-Gruppe ermöglicht eine Optimierung der Verbrauchsmengen und eine damit verbundene Kostensenkung.

Eine physische Rationierung von Liefermengen, um Verbrauchsmengen auf Stationen oder Wohnbereichen zu regulieren, erscheint uns angesichts der aktuellen Mitarbeitersituation nicht als motivierende Maßnahme. Wir vertreten die Auffassung, dass in letzter Instanz immer Ihre Pflegemitarbeiter*innen die Entscheidung treffen müssen, ob die Verwendung eines Textils sinnvoll bzw. notwendig ist oder nicht. Um jedoch bei Mitarbeiter*innen in Hauswirtschaft und Pflege keine „Flatrate-Mentalität“ aufkommen zu lassen, ist die Verwendung eines Anreizsystems, das sowohl Verbraucher als auch Textildienstleister zum wirtschaftlichen Umgang mit Textilien anhält, ein sinnvolles Instrument.

Foto: Roland Trachsel Fotografie

Vereinfacht gesagt geben sowohl die Einrichtung als auch die Textilserviceunternehmen einen permanenten, monatlichen Dateninput in eine zentrale Datenbank. Auch der vereinbarte Artikelstamm sowie definierte Soll-Verbrauchsmengen sind elementarer Bestandteil des Optimierungskonzepts. Diese sollten in einer Arbeitsgruppe, die sowohl mit Mitarbeitern der Kunden als auch mit Fachpersonal des Textilservice besetzt ist, erarbeitet und in festgelegten Intervallen überprüft werden.

Aus den gewonnenen Daten lassen sich vielfältige Auswertungen erstellen. Diese können elektronisch einer Gruppenzentrale und den einzelnen Einrichtungen zur Verfügung gestellt werden. Sinn der Auswertungen ist dabei, durch Benchmarking untereinander die möglichst optimalen Verbrauchsmengen pro Artikel bei definiertem Pflegestandard herauszufinden und diese Werte als Maßstab für den Textilverbrauch aller Einrichtungen zu setzen.

Entscheidend ist allerdings die konsequente Umsetzung der gewonnenen Informationen in den Einrichtungen.

Der Textilservice übernimmt hier Verantwortung und nutzt die beschriebenen Informationen, um über das monatliche Reporting an die Zentrale hinaus, regelmäßig in einem Arbeitskreis Textilcontrolling, die gewonnen Informationen zu diskutieren und zu bewerten.

Der dafür präferierte Ansatz für die Verbrauchs- und Kostenoptimierung unterscheidet sich je nach Versorgungsmodul:

Wohnbereichsversorgung mit Bett- und Frotteewäsche

Die Wohnbereichsversorgung ist ein unterstützender Prozess, der die medizinischen und pflegerischen Kernprozesse begleitet. Bei jeglicher Verbrauchs- und Kostenoptimierung ist daher der Umfang der Textilversorgung (Artikelstamm und Menge) zu definieren, um die Kernprozesse effizient abzubilden.

Der präferierte Ansatz lautet:
„Best-Practice-Lösung“

Mit den Fachkreisen wird auf Grundlage der Verbrauchs- und Kostenwerte erarbeitet, welche Methoden und Arbeitsweisen, bei gleichzeitig optimaler und hygienischer Unterstützung der Kernprozesse, zu einem geringeren Wäscheverbrauch führen. Beispielsweise wird der Frotteeverbrauch als zu hoch analysiert und die Benutzung und ggf. die Art der Artikel neu definiert.

Berufskleidung für das Pflegepersonal

Im Bereich der Berufskleidung ist die Wirtschaftlichkeit noch stärker mit den Kernprozessen der Gesundheitsversorgung verknüpft als im Bereich der Stationswäsche.

Die Verfügbarkeit von Kleidung für die Mitarbeiter*innen ist Voraussetzung für deren Tätigkeit. Eine effiziente Versorgung sollte daher nicht primär zum Ziel haben, den Verbrauch flächendeckend zu senken.

Vielmehr ist pro Träger*in individuell zu bestimmen, ob das Trage- bzw. Wechselverhalten auffällig ist – sowohl nach oben als auch nach unten. Das Verhältnis von Kredit bzw. Ausstattung zu dem tatsächlichen Wechselverhalten ist dabei der primäre Indikator.

Der präferierte Ansatz lautet:
„Standardisierung und Umlaufbestand optimieren“

Gerade im Bereich der Berufskleidungsversorgung konnte der Textilservice während der Corona-Pandemie seine Schlagkraft und pragmatische Handlungsweise unter Beweis stellen.