Was Recruiting wirklich kostet – Zwischenbericht aus einem Pilotprojekt

von Giovanni Bruno (focus digital GmbH)

Ein Träger mit fünf Einrichtungen zahlte im ersten Jahr
rund 120.000 EUR für sein Personalmarketing.

Seit drei Monaten läuft dort ein KI-gestütztes Modell.

Die Hochrechnung liegt bei unter 30.000 EUR pro Jahr
– und der größte Posten ist inzwischen der Berater.

Der Fall

Ein Träger der stationären Altenhilfe, fünf Einrichtungen. Auf seinen Wunsch bleibt er ungenannt – seine Recruitingrechnung nicht.

Rechnet man zusammen, was ein Träger dieser Größe im ersten Jahr für Personalmarketing ausgibt, z. B. für Strategie, Kanäle, Produktion, Werbebudget, Betreuung, landet man bei 105.000 bis 120.000 EUR. Auf fünf Häuser verteilt sind das rund 24.000 EUR je Einrichtung. Das klingt nach viel – ist jedoch branchenüblich.

Seit drei Monaten arbeitet dieser Träger anders. Die Zahlen, die dabei entstehen, sind keine Jahresbilanz, sondern eine Hochrechnung aus einem laufenden Pilotprojekt. Belastbar genug, um sie offenzulegen.

Wohin das Geld üblicherweise fließt

Die Aufstellung für ein erstes Jahr, klassisch aufgesetzt:

• Strategieentwicklung im Workshop: 5.000 bis 10.000 EUR
• Maßnahmenplanung, Priorisierung, Analyse der bestehenden Werbekonten: 10.000 bis 25.000 EUR
• Kanäle und Umsetzung – Meta, Google, Google Unternehmensprofil, Google for Jobs, YouTube, Kununu, Suchmaschinenoptimierung: rd. 20.000 EUR
• Reines Werbebudget: 24.000 bis 30.000 EUR
• Monitoring und laufende Kampagnenbetreuung: rd. 20.000 EUR
• Karriereseite, einmalig: 10.000 bis 15.000 EUR (sogar 30.000 EUR und mehr sind möglich).

Erstens: Nur ein Bruchteil dieser Summe ist Beratung. Der weit überwiegende Teil ist Produktion – Recherche, Konzeption, Texte, Bilder, Anzeigen, Reportings. Wer eine Agentur beauftragt, bezahlt zum größten Teil die Herstellungszeit.

Zweitens: Ein erheblicher Anteil fällt nur einmal an. Ohne Workshop, Maßnahmenplanung und Karriereseite liegen die laufenden Kosten ab dem zweiten Jahr bei etwa 65.000 bis 70.000 EUR. Und wer vor zwei Jahren so investiert hat, hat nicht zu viel bezahlt. Diese Leistung war damals nicht anders herstellbar.

Was eine KI-Recruiting-Software übernimmt

Wir haben eine eigene KI-Software aufgebaut und in diesem Mandat erstmals durchgängig eingesetzt. Sie wird einmalig eingerichtet und auf die Einrichtungen trainiert. Danach übernimmt sie Recherche, Content-Planung, Redaktion, Werbeanzeigen sowie die Analyse der Kampagnendaten in einem cookielosen Dashboard. Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse steuert sie, ersetzt sie aber nicht. Bedient werden kann sie problemlos vom Klienten selbst (Hilfe zur Selbsthilfe).

Der Kosteneffekt entsteht an drei Stellen:

1. Eine einzige Umgebung statt einer Werkzeugkette.
   Planung, Steuerung und Produktion laufen aus einem System. Was früher über ein halbes Dutzend Tools und ebenso viele Abstimmungsschleifen lief, entsteht nun an einer Stelle.
2. Organische Sichtbarkeit statt Reichweitenkauf.
   Der teuerste Posten der alten Rechnung war das Werbebudget. Je besser eine Einrichtung bei Google, im Unternehmensprofil und in Google for Jobs gefunden wird, desto weniger Reichweite muss zugekauft werden. Dieser Effekt braucht Zeit. Er ist der eigentliche Hebel. Die KI-Software begleitet Unternehmen minutiös bei der Umsetzung und Steigerung der eigenen Reichweite – etwa, um die Sichtbarkeit als Arbeitgeber massiv zu steigern.
3. Die Karriereseite als Produkt, nicht als Projekt.
   Eine Karriereseite kann 15.000 EUR kosten oder 100.000 EUR. Beide entstehen aus Handarbeit. Mit KI-Unterstützung entsteht sie schneller, technisch sauberer und von Anfang an für zwei Adressaten optimiert: für Suchmaschinen und für generative KI-Systeme, über die alle Zielgruppen zunehmend suchen. Wer heute in Suchmaschinen nicht auftaucht, taucht morgen in den Antworten der Assistenzsysteme nicht auf.

Einzelfall aus einem seit drei Monaten laufenden Mandat, auf zwölf Monate hochgerechnet. Kein Durchschnittswert, keine Zusicherung. Rundungsbedingte Abweichungen möglich. – Grafik: fokus digital GmbH

Der teuerste Posten ist jetzt der Mensch

Die Hochrechnung für dieses Mandat liegt bei unter 30.000 EUR im Jahr. Gegenüber dem ersten Jahr klassischer Aufstellung sind das rd. 75 % weniger, gegenüber den laufenden Kosten ab Jahr zwei rund 55 %.

Der größte Einzelposten dieser Summe ist keine Software. Es ist ein unterstützender Beratungstag pro Monat. Das ist kein reines Software-Produkt – es ist die Bedingung, unter der das Modell funktioniert. Eine KI priorisiert nicht unter knappen Ressourcen. Sie weiß nicht, dass die Einrichtung in der Kreisstadt eine andere Bewerberlage hat als die im Umland. Sie entscheidet nicht, ob eine Stellenanzeige diskriminierungsfrei formuliert ist – dafür haftet der Träger. Und sie erkennt nicht, wenn ein Personalmarketing ein Versprechen gibt, das die Organisation nicht halten kann.

Die Beratung ist nicht übrig geblieben. Sie ist zum teuersten Posten geworden.

Wie ein Mandat abläuft

Über sechs bis neun Monate, in vier Phasen: Erfassung und Analyse der Ausgangslage im ersten Monat. Arbeitgebermarke, Mitarbeiterbefragung und Content-Strategie in den Monaten eins bis zwei. Konzept, Technik und Bewerbungsprozess in den Monaten zwei bis drei. Danach Kampagnen, organische Sichtbarkeit und Monitoring.

Durchgehend, über alle Monate: ein Beratungstag pro Monat – die einzige Linie, die nicht abreißt.

Hinweis

Die genannten Zahlen stammen aus einem einzelnen, seit drei Monaten laufenden Mandat und sind auf zwölf Monate hochgerechnet. Sie sind kein Durchschnittswert und keine Zusicherung eines Ergebnisses. Verglichen wird ein identischer Leistungsumfang.

Webinar

Giovanni Bruno, fokus digital GmbH – Foto: fokus digital GmbH

Am Mittwoch, 14. Oktober 2026, um 14:00 Uhr zeigen wir in einem kostenfreien Webinar, wie ein solches Mandat mit KI-Software aufgesetzt wird – inklusive der Kostenrechnung aus diesem Beitrag. Anmeldung: fokus-d.de/ki-webinar