Projekt GAP: Besser reden, besser pflegen

von Carolin Gurisch (GAP, BQS Institut für Qualität & Patientensicherheit GmbH)

Die Frühschicht beginnt. Noch bevor die ersten Bewohnenden versorgt werden, ist Kommunikation im Team unerlässlich. Bereits bei der Übergabe werden erste wichtige Informationen weitergegeben: Gab es Unruhe, Schmerzen oder Veränderungen im Gesundheitszustand? Welche Besonderheiten sind zu beachten?

Doch Kommunikation endet nicht mit der Übergabe. Sie setzt sich fort in kurzen Absprachen mit Kollegen, in Teammeetings und Mitarbeitergesprächen, in denen Erfahrungen ausgetauscht, Herausforderungen besprochen und gemeinsame Lösungen gefunden werden. All diese Momente zeigen, wie sehr Kommunikation den Pflegealltag prägt, strukturiert und die Qualität der Versorgung maßgeblich beeinflusst. Damit wird deutlich: Kommunikation ist weit mehr als ein begleitendes Element – sie ist ein zentraler Schlüsselfaktor der Arbeitsbedingungen von Pflegekräften.

Internen Kommunikation verbessern – und vieles mehr

Grafiken: BQS Institut

Genau hier setzt das Projekt „Gute Arbeitsbedingungen in der Pflege zur Vereinbarkeit von Pflege, Familie und Beruf (GAP)“ der Pflegebevollmächtigten Katrin Staffler an. Seit fünf Jahren unterstützt das Projekt GAP ambulante Pflegedienste und stationäre Pflegeeinrichtungen bei der Verbesserung der Arbeitsbedingungen ihrer Mitarbeitenden. Mit dem Ziel, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erleichtern und Pflegekräfte in ihrem Pflegealltag zu entlasten, erhalten teilnehmende Einrichtungen ein praxisnahes und individuell zugeschnittenes Coaching durch einen erfahrenen Coach. Das Coaching folgt einem standardisierten Ablauf (siehe Abbildung). Fast 750 Einrichtungen nehmen bereits deutschlandweit am GAP-Projekt teil.

Die Coaching-Themen unterteilen sich in fünf Schwerpunktthemen, wie folgt:

• Kommunikation mit Beschäftigten,
• Arbeitszeit- und Dienstplangestaltung,
• Personalentwicklung, Qualifizierung, Führung,
• Kommunikation mit Kunden und
• familienfreundliche Unternehmenskultur.

Praktische Umsetzungsbeispiele zur Verbesserung der internen Kommunikation

Seit dem Start des GAP-Projekts wurde das Thema zur Verbesserung der internen Kommunikation am häufigsten von den teilnehmenden Einrichtungen ausgewählt. Obwohl das Projekt GAP einem strukturierten und standardisierten Ablauf folgt, zeigt sich in der Umsetzung vor Ort oft schnell, wie unterschiedlich die Ausgangslagen und wie individuell die Coaching-Themen sind, wie nachfolgende Beispiele zeigen.

Grafik: BQS Institut

In einem stationären Pflegebereich in Nordrhein-Westfalen waren beispielsweise unter den Pandemie-Bedingungen die Kommunikationsstrukturen verloren gegangen. Anstatt fixer Besprechungen erfolgten mehr und mehr informelle Austauschgespräche, welche aber dazu führten, dass die Mitarbeitenden unterschiedlich informiert waren. Zusätzlich entstand der Eindruck, dass übereinander und nicht miteinander gesprochen wurde. Im Rahmen des Coachings wurden daher Besprechungsmatrizen mit festen Tagesordnungspunkten eingeführt. Deren konsequente Verwendung diente zur Orientierung und Vorbereitung der Teilnehmenden. Der anschließende Aushang eines Ergebnisprotokolls war ebenso ein Schlüsselfaktor für den Erfolg. Auch wurden Gesprächsregeln erarbeitet, um das Miteinander in der Kommunikation in den Fokus zu stellen. Schon mit diesen einfachen Maßnahmen konnten die Arbeitsbedingungen dort nachweislich verbessert werden.

Eine stationäre Einrichtung in Niedersachsen hatte Schwierigkeiten im Austausch zwischen unterschiedlichen Berufsgruppen innerhalb der Pflegeeinrichtung. Um dies zu adressieren, wurden sogenannte Kommunikationsinseln eingeführt. Alle zwei Wochen treffen sich nun sieben Mitarbeitende, um sich zu konkreten Fragen anhand vorab definierter Gesprächsregeln auszutauschen. Dies trug maßgeblich dazu bei, dass sich die Kommunikationskultur in der Einrichtung deutlich verbesserte.

Zentrale Projektergebnisse

Über vier Jahre wurde das Projekt GAP wissenschaftlich begleitet. Die Ergebnisse der externen Evaluation zeigten: Das Projekt GAP wirkt:

→ Mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz: Über eine Mitarbeiterbefragung zu Beginn und zum Ende in den teilnehmenden Einrichtungen wird die Mitarbeiterzufriedenheit gemessen. Im Ergebnis war diese nach Projektabschluss deutlich besser als zuvor. Dabei hat sich die Zufriedenheit aber nicht nur in Bezug auf die Coaching-Themen erhöht, sondern ganzheitlich, also auch in angrenzenden Bereichen.

→ Erfolgreiche Vereinbarkeit von Familie und Beruf: Besonders die Zufriedenheit von Mitarbeitenden mit betreuungspflichtigen Kindern sowie mit privat zu pflegenden Angehörigen konnte durch die Teilnahme am GAP-Projekt gesteigert werden.

→ Nachhaltige Veränderungen: Die internen Projektleitungen der Einrichtungen bewerteten das GAP-Projekt insgesamt als sehr positiv und hilfreich. Besonders geschätzt wurde die Befähigung zur eigenständigen Umsetzung weiterer Maßnahmen.

→ Top-Bewertung für Coaches: Auch die Beratungsqualität der Coaches wurde als exzellent bewertet. Vor allem schätzten Einrichtungen die Kompetenz der Coaches und die vertrauensvolle Zusammenarbeit.

Macht Ihre Einrichtung auch schon mit?

Interessierte Einrichtungen der Langzeitpflege können sich für eine Projektteilnahme noch bis mindestens Juni 2026 anmelden und von folgenden Vorteilen profitieren:

• Klarheit über die Arbeitsbedingungen durch eine einrichtungsindividuelle Bedarfsanalyse.
• Praxisnahe Vor-Ort-Unterstützung durch speziell geschulte Coaches aus dem Pflegebereich.
• Individuelle zeitliche Gestaltung des Projekts.
• Messbarkeit des Projekterfolgs.
• Ko-Finanzierung der Coaching-Kosten sowie Unterstützung bei der Beantragung der Fördermittel bei der Pflegekasse.

Weitere Informationen rund um das Projekt GAP sowie die Möglichkeit der Anmeldung finden Sie auf www.gap-pflege.de.

Für Rückfragen steht Ihnen die Geschäftsstelle GAP gerne per E-Mail unter info@gap-pflege.de oder telefonisch unter +49 40 254078 zur Verfügung. Nutzen auch Sie die Chance, Ihre Arbeitsbedingungen mit GAP zu verbessern und werden Sie ein Teil vom GAP-Projekt!