Dienstplanung unter Personalnot: Strategien für ein funktionierendes Schichtsystem trotz Fachkräftemangel

von Maria Sehlke

In der Pflege herrscht häufig Personalnot. Fachkräfte fehlen und oft ist der Krankenstand hoch. Eine gute Qualität der Pflege ist wichtig, um den pflegebedürftigen Personen Lebensqualität zu geben und sie gut zu versorgen. Damit das Schichtsystem in der Pflege funktioniert, kommt es auf eine gute Personalplanung an. Auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter ist wichtig, um der Fluktuation entgegenzuwirken und zu gewährleisten, dass auch die betreuten Personen zufrieden sind. Die Erstellung von Dienstplänen ist daher eine Herausforderung.

Effizientes Schichtsystem trotz Fachkräftemangel – wie?

Bei der Personaleinsatzplanung und der Erstellung von Schichtplänen erleichtert eine Software die Arbeit. Sie bietet einen Überblick über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter und hilft, unerwartete Ausfälle kurzfristig zu kompensieren.

Um die vorhandenen Ressourcen an Fachkräften in der Pflege optimal zu nutzen, müssen bei der Personaleinsatzplanung mehrere Aspekte berücksichtigt werden:

• Analyse des Personalbedarfs abhängig von den zu pflegenden Personen und den Aufgaben der Mitarbeiter
• Zuweisung der Mitarbeiter abhängig von ihrer Verfügbarkeit unter Berücksichtigung ihrer Qualifikationen und Fähigkeiten
• Beachtung von Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
• Planung gemeinsam mit den Mitarbeitern, um sie über die Schichten zu informieren und kurzfristig Änderungen vornehmen zu können
• effiziente Kommunikation mit den Mitarbeitern bei der Planung der Schichten
• Überwachung und Optimierung der Einsätze der Mitarbeiter, um die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen

Um das Schichtsystem in der Pflege effizient zu organisieren, müssen Schichtpläne rechtzeitig erstellt werden. In vielen Pflegeeinrichtungen ist geregelt, dass ein Dienstplan immer einen Monat im Voraus erstellt werden muss.

Ungünstige Schichtwechsel sind zu vermeiden, da Schichtarbeit für das Pflegepersonal auf Dauer eine hohe Belastung bedeutet. Um die Belastung gering zu halten, kommt es darauf an, die Schichtwechsel möglichst schonend festzulegen. Aus arbeitsmedizinischen Gründen haben sich vorwärts rotierende Schichten bewährt. Da sich der menschliche Organismus oft nur schlecht an Nachtschichten gewöhnt, sollten nicht mehr als drei aufeinanderfolgende Nachtschichten eingeplant werden.

Geeignete Arbeitszeitmodelle in der Pflege

In der stationären Pflege ist das Dreischichtsystem vorherrschend. Ein Teil der Pflegekräfte pendelt zwischen Früh- und Spätschicht, während ein weiterer Teil die Nachtschicht übernimmt. Während der Stoßzeiten überschneiden sich zumeist Früh- und Spätdienst.

Viele Mitarbeiter in der stationären und ambulanten Pflege arbeiten auch in Teilzeit. In der ambulanten Pflege wird in der Regel im Zweischichtsystem mit Früh- und Spätschicht gearbeitet.

Alternativ dazu haben sich in der Pflege inzwischen verschiedene neue Arbeitszeitmodelle bewährt. Beim Modell 7/7 arbeiten die Mitarbeiter sieben Tage in Folge mit jeweils zehn Stunden am Tag und zusätzlich zwei Stunden Pause. Lukrativ ist das Modell für die Mitarbeiter, da sie anschließend sieben Tage am Stück frei haben. Während eines Tages ist keine Übergabe erforderlich.

Welche digitalen Tools unterstützen die Dienstplanung bei Personalmangel?

Bei der Dienstplanung bei Personalmangel hilft eine Software. Sie informiert nicht nur über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter, sondern hilft auch, die Mitarbeiter abhängig von ihren Fähigkeiten und Qualifikationen einzusetzen. Mit der Software werden für die Mitarbeiter Arbeitszeitkonten geführt. Sie helfen, Engpässe zu überbrücken, da jederzeit ein Überblick über Fehlzeiten und Überstunden möglich ist. Mit den Arbeitszeitkonten können die Mitarbeiter Fehlzeiten schneller durch den Abbau von Überstunden ausgleichen.

Es gibt verschiedene Softwarelösungen für die Personalplanung. Die Software nimmt den Verantwortlichen viel Arbeit bei der Erstellung der Dienstpläne ab. Eine gute Möglichkeit zur Erstellung von Dienstplänen sind auch Excel-Vorlagen. Sie bieten einen schnellen Überblick über das Personal und ermöglichen die Erstellung von Dienstplänen.

Um auch von unterwegs einen Überblick über die Personaleinsatzplanung zu haben, eignet sich eine digitale Dienstplanungssoftware. Apps für mobile Geräte ermöglichen einen Zugriff von unterwegs. Die Dienstpläne können den Mitarbeitern über die App auf ihren mobilen Geräten bereitgestellt werden.

Welche rechtlichen und arbeitszeitrechtlichen Vorgaben gelten bei Unterbesetzung?

Auch bei Unterbesetzung in der Pflege kommt es darauf an, dass die verfügbaren Mitarbeiter nicht zu lange arbeiten. Grundlage für die Personaleinsatzplanung sind verschiedene Gesetze:

• Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Beachtung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG)
• Grundlage für faire Entlohnung ist das Mindestlohngesetz (MiLoG)
• bei Teilzeit oder befristeter Beschäftigung gilt das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)
• Mitbestimmungsrecht bei Vorhandensein eines Betriebsrats gem. Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) beachten

Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Eine Arbeitszeit von 10 Arbeitsstunden ist möglich, wenn die durchschnittliche werktägliche Arbeitszeit innerhalb von 24 Wochen 8 Stunden nicht überschreitet. Bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden sind mindestens 30 Minuten Pause erforderlich. Beträgt die Arbeitszeit mindestens 9 Stunden, sind 45 Minuten Pause notwendig.

Welche kurzfristigen und langfristigen Strategien helfen gegen den Personalmangel in der Pflege?

Als kurzfristige Strategien, um dem Personalmangel entgegenzuwirken, eignen sich:

• Arbeitszeitkonten und Abbau von Überstunden
• Arbeit mit Springern, Aushilfskräften und Zeitarbeitskräften
• Flexibilität bei der Erstellung von Schichtplänen
• Einbeziehung der Mitarbeiter in die Erstellung von Schichtplänen

Langfristige Strategien, um Personalengpässe zu vermeiden, sind flexible Arbeitszeitmodelle. Wichtig ist auch die rechtzeitige Urlaubsplanung, um Urlaubsspitzen der Mitarbeiter zu vermeiden. Bereits zum Jahresbeginn können Urlaubspläne erstellt werden. Die Wünsche der Mitarbeiter sind bei der Erstellung der Dienstpläne zu berücksichtigen.

Fazit

Trotz Fachkräftemangel und hoher Krankenstände in der Pflege kann durch den Einsatz von Softwarelösungen und flexibler Arbeitszeitmodelle eine effiziente und zuverlässige Dienstplanung gewährleistet werden. Wichtig sind dabei die Einbeziehung der Mitarbeiter und die Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeiten und Qualifikationen, um sowohl die Qualität der Pflege als auch die Zufriedenheit des Pflegepersonals nachhaltig zu sichern.