Transparente Darstellung von Kennzahlen: Budgetplanung in der Küche mit Zusammenarbeit im Leitungsteam

von Jörg Jendrny (www.gv-konzepte.de)

Auf die Frage, welche Kosten ein Beköstigungstag pro Bewohner in der eigenen Einrichtung aufruft, gibt es in vielen Fällen relativ ungenaue Aussagen oder Werte. Entweder werden nur einzelne Positionen benannt (z. B. Wareneinsatz Lebensmittel) oder die Kosten sehr pauschal durch die Einrichtungsplätze dividiert.

Gibt es einen Benchmarkwert für die Küchenleistungen?

In seltenen Fällen existiert ein Controlling, welches den sogenannten Vollkostensatz mit allen Kosten, aber auch Erträgen berücksichtigt. So ist es nicht verwunderlich, dass die Aussagen eine Bandbreite von 5,00 € – 20,00 € haben, was offensichtlich nicht vergleichbar ist.

Da viele Leistungen in einer modern strukturierten Senioreneinrichtung multiprofessionell umgesetzt werden, ist die Trennung der Tätigkeiten auf dem Wohnbereich in Betreuung und Hauswirtschaft kaum noch möglich. Das bedeutet schon bei der Planung zu berücksichtigen, welche Module aus der Begutachtungsrichtlinie mit ihren Anteilen durch die Hauswirtschaft oder die Pflege umgesetzt werden. Je nach Auslegung und Stellenbesetzung führt dies zu deutlichen Verschiebungen, was die Kosten betrifft. Dazu kommt ein individuelles Speisenangebot, Tarifstrukturen, bauliche Gegebenheiten, Wohnbereichsgrößen u. v. m., womit sich die nicht vorhandene Vergleichbarkeit erklärt.

Hier nun ein Klärungsversuch, wie die Einrichtungsleitung in Zusammenarbeit mit Hauswirtschaftsleitung/Küchenleitung ein gemeinsames Steuerungsinstrument aufbauen kann, welches sich auch mit den viel zu knapp bemessenen zeitlichen Ressourcen ermöglichen lässt und die Belange des eigenen Hauses berücksichtigt.

Wie setzt sich ein Beköstigungstag (BKT) zusammen?

Zunächst ist erst einmal wichtig festzustellen, wie viele BKT werden geleistet und gibt es noch weitere Positionen, die gar nicht als BKT angegeben werden können, wie z. B. Einnahmen Cafeteria, Bewirtungen usw.? Werden diese zusätzlichen Erträge in BKT umgerechnet oder senken sie am Ende nur den Aufwand?

Anschließend werden alle relevanten Kosten aufgeteilt nach:

• Wareneinsatz Lebensmittel und Getränke,
• Personalkosten (getrennt nach Küche, Cafeteria und Wohnbereichen, evtl. ermittelt durch Anteile der entsprechenden Tätigkeit),
• Betriebsnebenkosten wie Non-food, Reinigung und Hygiene, Wäsche
• Miete (kalkulatorisch?), Schädlingsbekämpfung, Instandhaltung
• Betriebskosten wie Energie, Wasser, Heizung, Entsorgung
• AFA (Absetzung für Abnutzung der Investitionsgüter) und evtl. Zinsen

Aufgaben der Einrichtungsleitung

An dieser Stelle hat die Einrichtungsleitung dafür Sorge zu tragen, dass diese Werte transparent und zeitgerecht zur Verfügung gestellt werden. Die Zeiten, Abteilungsleitungen hinsichtlich ihrer eigenen Zahlen im Dunklen tappen zu lassen, sind schon etwas länger vorbei. Dies erfordert auch eigene Kostenstellen der Küche, was Reinigungsmittel und evtl. Produkte für die Wohnbereiche betrifft.

Werte, die nur schwer zu ermitteln sind (wie z. B. Stromkosten der Küche mangels separater Zähler) können auch gemeinsam geschätzt werden. Die Hälfte der maximalen Leistung aller Geräte multipliziert mit den jeweiligen Betriebsstunden sind ein guter Anhaltswert.

Auch Overhead-Kosten für Verwaltung oder den Träger sollten nicht fehlen, um die Kostenseite vollständig zu machen.

Hat eine Küche auch Einnahmen?

Auf der anderen Seite dürfen dann aber auch nicht die Einnahmen fehlen. Neben den offensichtlichen Einnahmen wie Cafeteria- und Kioskverkauf und vielleicht externen Belieferungen, sind es die Erträge für die Bewohner, die den Hauptanteil der Einnahmen ausmachen. Dies bedeutet einen ehrlichen und vertrauensvollen Umgang miteinander, schließlich werden hier die Ergebnisse der Pflegesatzverhandlungen offengelegt. Weitere Einnahmen sind für Konferenzen und Bewirtungen, die fälschlicherweise meistens nicht berücksichtigt werden. An dieser Stelle empfiehlt es sich, gemeinsam pauschale Werte pro Gedeck oder Veranstaltung zu ermitteln und diese intern zu verrechnen.

Tabelle: Eine einfache Darstellung zur Ermittlung von Beköstigungstagen

Aufgaben der Hauswirtschafts-/Küchenleitung

Im Wesentlichen bestehen die Aufgaben im täglichen operativen Geschäft mit all seinen Facetten. Mitarbeiterführung, Personaleinsatzplanung und -beschaffung, Bestellungen, Krisenmanagement, Gastgeber u. v. m. Aber auch die langfristige Entwicklung des nichtpflegerischen Angebotes einer Einrichtung unter Berücksichtigung der sich leider immer schneller ändernden Rahmenbedingungen gehört dazu.

Mit den Informationen rund um das eigene Budget ausgestattet, ist es nun möglich, eine zielgerichtete Planung durchzuführen, die auf mehrere Jahre (bestenfalls fünf) ausgerichtet ist:

• Langfristige Personalplanung
• Wareneinsatzplanung
• Instandhaltungen/Wartungen
• Neuanschaffungen und damit verbundene Rückstellungen
• Prüfung des externen Geschäftes, z. B. Wirtschaftlichkeit durch Deckungsbeitragsrechnung

Diese langfristige Planung beginnt schon Mitte des Jahres mit dem Sammeln entsprechender Informationen, was z. B. die Personalentwicklung aber auch zukünftige Investitionen und verändernde Märkte betrifft. Spätestens Ende des 3. Quartals sollte die Planung für das Folgejahr feststehen und die weitere Entwicklung der nächsten Jahre besprochen und vorgeplant sein. Eine jährliche Aktualisierung dieser Vorplanung ist dann in Folgejahren mit deutlich weniger Aufwand verbunden.

Regelmäßiges Controlling

Die geplanten Werte müssen natürlich regelmäßig mit den tatsächlichen Werten abgeglichen werden. Und nicht erst zu Ende des Geschäftsjahres, sondern von Beginn an. Erste aussagekräftige Zahlen ermöglicht die Abrechnung der ersten zwei Monate, danach kann gemeinsam festgelegt werden, ob ein monatliches oder quartalsweises Prüfen der Soll- und Istwerte ausreichend ist. Der Aufwand ist in modernen Buchhaltungssystemen überschaubar, schafft aber eine gute und notwendige Transparenz der eigenen Leistungen. Nur so ist es auch als Steuerungsinstrument nutzbar.

Nun könnte man sich fragen, ob dieser Aufwand generell gerechtfertigt ist. Da die pflegerischen Leistungen bezüglich ihrer Abrechnung komplett reglementiert sind, lässt sich die Wirtschaftlichkeit einer Senioreneinrichtung nur über alle anderen Bereiche justieren. Alleine diese Erkenntnis zeigt, wie wichtig die Hauswirtschaft und Küche für das gesamte Haus ist. Das gleichzeitig das Wohlbefinden der Bewohner maßgeblich davon abhängt, soll nur der Vollständigkeit wegen erwähnt sein.