Business Intelligence-Lösungen in Pflegeeinrichtungen

von Uwe Huchler

Seit ‚gefühlten’ 20 Jahren versprechen sämtliche Softwareanbieter dieser Welt, dass alle Controlling-relevanten Zahlen auf den berühmten ‚Knopfdruck’ zur Verfügung stehen. Mit dem Ergebnis, dass Heerscharen von Controllern damit beschäftigt sind, tagtäglich ihre Zahlen von den unterschiedlichen Software-Inseln im Unternehmen zusammenzusuchen. Und dann werden daraus Bilder mit ‚Ampeln’ und hübschen ‚Torten-Grafiken’ gemacht, deren Aussagekraft zumindest manchmal in Zweifel gezogen werden muss. Begriffe wie ‚Gadgets’, ‚Dashboards’, KPI’s in NPO’s’ klingen gut, aber geht’s nicht auch einfacher?

Im Beitrag werden Chancen, aber auch Risiken und ‚Stolpersteine’ bei der Anwendung einer Business Intelligence-Lösung dargestellt.

Einführung – Hintergrund

Kaum eine andere Branche steht vor so umfassenden Herausforderungen wie die Pflegebranche, in der die einzige Konstante der Wandel ist. Verstärkt wird der daraus erwachsende Leistungsdruck durch das rege öffentliche Interesse. Die Kostenträger verlangen höhere Qualität, günstigere Preise und einen besseren Service. Pflegeeinrichtungen müssen flexibel, innovativ und effizient bleiben. Für Entscheidungsträger ist es folglich oft sehr schwer, den Überblick zu behalten. Sachverstand und fachliches Know-How reichen oft nicht aus, um zeitnah richtig zu entscheiden. Für die ‚richtige’ Entscheidung braucht man zeitnahe (mindestens monatliche, wenn nicht tägliche) Kennzahlen aus allen Bereichen zur Steuerung des Unternehmens oder der Einrichtung. Abhilfe können hier Business Intelligence-Lösungen schaffen.

Anwendung von Business Intelligence-Lösungen

Vereinfacht ausgedrückt ist Business Intelligence die elektronische Umsetzung moderner Management- und Controlling-Methoden (ausführliche Erläuterung siehe Info-Kasten). Business Intelligence-Lösungen müssen einfach zu handhaben sein und auch komplexe Aufgaben und Abfragen schnell und flexibel ausführen.

Man sollte nicht primär damit beschäftigt sein zu reflektieren, welche Zahlen und welche Diagramme in welchen Bericht gehören, sondern kann sich auf Aussagen und Konsequenzen der Informationen konzentrieren. Leider wissen immer noch wenige Einrichtungen, welches Potential in ihren Daten ‚schlummert’, die während des normalen Tagesgeschäftes anfallen.

Mit dem Einsatz von Bi-Lösungen sind eine ganze Menge an Berechnungen und Szenarien möglich. Entscheidungsgrundlagen können auf sehr zielführende Weise geschaffen werden. Nachfolgend sind die Vorteile einer Business Intelligence-Lösung zusammengefasst.

Was ist Business Intelligence?

Einheitliche und allgemeingültige Definitionen oder Übersetzungen existieren im deutschsprachigen Raum bislang nicht. Am einfachsten ausgedrückt bezeichnet es technische Systeme, Verfahren und Prozesse zur systematischen Analyse und zum Reporting von Unternehmensdaten, eine elektronische Umsetzung moderner Management- und Controlling- Methoden.

Technisch werden unter dem Business Intelligence Begriffe wie z. B. Datawarehouse, Datamining, OLAP subsumiert. Business Intelligence-Lösungen sorgen dafür, dass die richtige Information in der richtigen Form an der richtigen Stelle ist. Diese Softwarelösungen werten Daten aus allen Unternehmensbereichen und Systemen sowie externen Quellen automatisch aus und machen daraus entscheidungsrelevantes, mehrdimensionales Wissen. Daten und Informationen werden zusammengefügt, visualisiert und in übersichtlicher, leicht verständlicher Form dargestellt.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Übersichtliche und aussagekräftige Kennzahlen zur Unternehmensführung
• Informationen stehen zeitnah zur Verfügung
• Kein Suchaufwand zu entscheidungsrelevanten Informationen
• Schnelle, flexible und einfach zu handhabende Analysen der Geschäftsprozesse
• Mehr Transparenz durch valide Unternehmenskennzahlen
• Entscheidungen können schnell und qualifiziert getroffen werden
• Probleme und Handlungsbedarfe können frühzeitig erkannt werden
• Besserer Überblick, wie die Einrichtung/das Unternehmen aktuell dasteht, und nicht erst am Monats-, Quartals- oder Jahresende
• Unterstützung moderner Management-Konzepte wie z. B. eine Balanced Scorecard

Zusammenfassung und Erkenntnisse

Durch Business Intelligence-Lösungen stehen zwar kurzfristig auch nicht mehr Mittel zur Verfügung. Aber man kann frühzeitig erkennen, wo Mittel besser eingesetzt oder Personal anders disponiert werden kann. Auch Liquiditätsplanungen und zielführende ‚Was wäre Wenn’-Analysen sind möglich und helfen im Alltag. Man kann Potenziale erkennen und hat genauere und nachvollziehbare Zahlen für eine bessere Verhandlungsposition mit den Leistungsträgern.

Aber es gibt auch eine Reihe von Risiken und Warnungen beim Einsatz von BI-Lösungen. Falsche Informationen sind schlimmer als gar keine Informationen – daher muss man z. B. bei sich selbst-schaltenden ‚Ampeln’ aufpassen. Entscheidend sind nicht ‚bunte Bilder’, sondern Zahlen, mit denen man vernünftige und praxisrelevante Entscheidungen treffen kann.

Schließlich kommt dem eingesetzten IT-System eine bedeutende Rolle zu. Zahlen aus unsäglich vielen Subsystemen und Insellösungen zusammenzutragen ist zwar möglich, aber unsäglich komplex und schwierig. Ohne eine integrierte Plattform geht’s halt nicht so einfach …

Erfolgsfaktoren einer Business Intelligence-Einführung

• Engagiertes Management: ohne den ‚Kopf’ (Verantwortungsträger) geht nichts
• Realistische Einschätzung von Chancen und Risiken: keine Scheingenauigkeit durch zwei Nachkommastellen
• Auf Fehlinterpretation der Ergebnisse (rot-grün-Ampeln) achten: daher Zahlen zeigen und nicht Entscheidungen in Form von zweifarbigem rot oder grün. Besser sind hier Drill-Down-Möglichkeiten auf Details
• Gute Datenqualität für das Datawarehouse ist notwendig: aber DataWarehousing-Lösung tragen auch dazu bei, die Datenqualität in den Vorsystemen zu verbessern, indem sie alles transparent machen
• Professionelles Projektmanagement: BI ist keine ‚Nebenher-Sache’
• Erfahrenen Softwareanbieter: technisches und fachliches Wissen sowie Branchenkenntnisse notwendig
• Umfassendes Business-Intelligence-Know-How: nicht alles was technisch möglich ist, ist auch inhaltlich sinnvoll
• Umfassendes und umfängliches Informationssystem aus den Bereichen Leistungsgefüge und Belegungssituation, Personalbedarf und Personaleinsatz, Sachkosten und Investitionen sind notwendig
• Entscheidend sind nicht bunte Diagramme und moderne Anglizismen (Gadgets, Dashboards, KPI’s), sondern entscheidungsrelevantes Zahlenmaterial einfach aufbereitet
• Ein integrierte Plattform in einem ERP-System ist wesentlich besser geeignet, als viele Zahlen aus verschiedenen Insellösungen