Pflegen statt tippen

Als einer der ersten Anbieter in Deutschland hat die Diakonie Stiftung Salem mit der App „voize“ die Pflegedokumentation per Spracheingabe etabliert und so eine spürbare Entlastung für Pflegekräfte erreicht

von Christian Niemann (Diakonie Stiftung Salem gGmbH)

Eine umfassende und präzise Dokumentation ist für die professionelle Pflege unerlässlich. Gleichzeitig belasten zeitintensive Dokumentationsprozesse Pflegekräfte und rauben ihnen Zeit für das, was ihnen wirklich am Herzen liegt: Die Pflege der ihnen anvertrauten Menschen. „Wer sich für einen Beruf in der Pflege entscheidet, tut das nicht aus Spaß an aufwändigen Dokumentationsverfahren, sondern um mit Menschen zu arbeiten“, sagt Christian Schultz, Kaufmännischer Vorstand der Diakonie Stiftung Salem. Mit der Einführung der Sprachdokumentations-App „voize“ entlastet die Mindener Diakonie daher Pflegekräfte gezielt und zeigt, wie technologische Innovationen die Arbeit in der Pflege maßgeblich verbessern können.

Technologischer Fortschritt für eine bessere Pflege

Foto: voize/Felix Gauger

Nicht weniger als eine Revolution sei die Einführung der App „voize“ gewesen, erklärt Carsten Wöhler, Leiter des Geschäftsbereichs Pflege & Leben bei der Diakonie Stiftung Salem. In insgesamt sieben stationären Pflegeeinrichtungen setzt die Mindener Diakonie das Programm ein und hat damit eingefahrene Arbeitsabläufe gründlich auf den Kopf gestellt. Einfach erklärt, ermöglicht die App Pflegekräften, ihre Dokumentation direkt per Spracheingabe zu erfassen. Dass das oft schneller geht als die Eingabe am PC, liegt auf der Hand. Vor allem aber kann die Dokumentation so direkt in den Pflegeprozess integriert werden. „Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass wir zeitnah dokumentieren. Aber die Pflegesituation unterbrechen, an den Computer gehen, dort etwas eintragen und wieder zurück in die Pflege – das ist in der Praxis kaum umsetzbar“, erzählt Michael Rump, Pflegefachkraft bei der Diakonie Stiftung Salem. Ganz anders mit „voize“: Wo Pflegekräfte bisher umständlich Informationen auf Papier notiert haben, um sie zum Schichtende in das Dokumentationssystem zu übertragen, gelingt dies jetzt mit einer einfachen Sprachnachricht direkt im Bewohnerzimmer. Alle Daten sind sofort verfügbar und werden digital erfasst.

So simpel die Idee klingt, so komplex ist die technische Umsetzung. Denn „voize“ bietet weit mehr als die Diktierfunktion auf dem Handy: Die integrierte KI ist in der Lage, den Kontext der Spracheingaben zu analysieren und Informationen direkt in das Dokumentationssystem zu übertragen. So werden beispielsweise Vitalwerte automatisch in eine Statistik überführt. Dabei adaptiert die App das Sprachbild der Nutzerinnen und Nutzer und optimiert kontinuierlich die Qualität der Einträge.

Die Einführung: Von der Idee zur Praxis

Foto: voize/Felix Gauger

Mehr Zeit für die Bewohnenden – genau das hatten sich die Mitarbeitenden der Diakonie Stiftung Salem schon lange gewünscht. In einem agilen Innovationsworkshop erarbeiteten deshalb schon 2022 Auszubildende gemeinsam mit Diakonie-Vorstand Christian Schultz Anforderungen für die Vereinfachung ihrer administrativen Aufgaben mit der Lego-Serious-Play-Methode. Der Startschuss für die Zusammenarbeit mit „voize“, denn nur wenige Wochen später nahmen die Verantwortlichen der Mindener Diakonie erstmals mit dem Start-up Kontakt auf.

In einem ersten Schritt wurde die App in mehreren Wohnbereichen auf ihre Praxistauglichkeit getestet. In dieser Pilotphase konnten die Pflegekräfte ihre Erfahrungen direkt einbringen und ermöglichten so den App-Entwicklern, das System an die spezifischen Bedürfnisse der Nutzenden anzupassen. Auch die Schulung der Diakonie-Mitarbeitenden erfolgte in enger Zusammenarbeit mit den Entwicklern der App. Als besonders effektiv erwies sich die Arbeit mit so genannten „Champions“ – engagierten Mitarbeitenden, die sich intensiv mit der App auseinandersetzten und ihr Wissen an Kolleginnen und Kollegen weitergaben.

Dass die Mitarbeitenden der Diakonie Stiftung Salem von Anfang an als Ideengeber und Experten in den Prozess eingebunden waren, hat maßgeblich zur erfolgreichen Einführung der App beigetragen, ist sich auch Carsten Wöhler sicher. Schließlich kann es eine Herausforderung sein, langjährig etablierte Arbeitsabläufe zu verändern. „Jede Innovation hat Befürworter und Kritiker“, so Carsten Wöhler. Doch gerade „voize“ hat sich in den Pflegeeinrichtungen schnell etabliert. Dazu trägt auch die intuitive Bedienbarkeit der App bei. Für weniger technikaffine Menschen ist die Nutzung von „voize“ oft sogar einfacher als die Dokumentation am PC.

Weniger Zettelwirtschaft, mehr Zeit für den Menschen

In der Diakonie Stiftung Salem macht sich der Einsatz der innovativen Technik deutlich in der Qualität der Pflegedokumentation bemerkbar. Pro Tag und Einrichtung erfasst die App zwischen 300 und 600 Spracheinträge. Dadurch können Mitarbeitende auf eine genauere und umfangreichere Dokumentation zurückgreifen. Gerade Mitarbeitende, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, profitieren von dem Programm. Denn dank integrierter KI versteht „voize“ auch Akzente und Dialekte und macht aus kurzen Sprachnachrichten eine übersichtliche Dokumentation.

Fast noch wichtiger: Messungen der Diakonie Stiftung Salem zeigen, dass jede Pflegekraft pro Schicht rund 20 Minuten an Dokumentationsaufwand spart. Zeit, die die Mitarbeitenden vor allem den Bewohnenden der Pflegeeinrichtungen widmen können. Für diese bedeutet das ein klares Plus an Lebensqualität. Und für die Pflegekräfte oft genug wieder mehr Freude an der Arbeit. „Die Mitarbeitenden haben wieder eine ganz andere Einstellung zu ihrem Job gefunden“, sagt Carolin Gerstmann, Pflegefachkraft bei der Diakonie Stiftung Salem. Ein positives Feedback, das auch bei der Geschäftsführung der Mindener Diakonie ankommt. „Gerade jüngere Mitarbeitende und Auszubildende melden uns zurück, dass die Diakonie Stiftung Salem für sie ein attraktiver und moderner Arbeitgeber ist, weil wir mit der Zeit gehen“, stellt Thomas Lunkenheimer, theologischer Vorstand der Diakonie Stiftung Salem, fest. Dass die Mindener Diakonie frühzeitig auf digitale Trends setzt, hat in der Branche durchaus Strahlkraft. Schließlich zeigt die erfolgreiche Einführung der App „voize“, dass technologische Innovationen nicht nur den Arbeitsalltag in der Pflege erleichtern, sondern auch die Qualität der Pflege nachhaltig verbessern können.

Mehr Informationen unter www.diakonie-stiftung-salem.de