Kostenfalle Einkauf – Was tun?

Die finanzielle Effizienz in Seniorenheimen steht oft auf dem Prüfstand. Helmut Rau analysiert, wie Digitalisierungslösungen versteckte Kosten im Beschaffungswesen aufdecken und reduzieren können.

Seniorenheim-Magazin: Herr Rau, Sie waren 20 Jahre als strategischer Einkäufer im produzierenden Gewerbe tätig und haben sich nun mit Seniorenheimen befasst. Was ist der Grund dafür?

Unser Experte Helmut Rau im Interview – Foto: privat

Hr. Rau: Mir wurde bewusst, wie viel sich im Bereich der Seniorenheime getan hat. Es werden immer mehr Betreuungsplätze benötigt und gleichzeitig gibt es deutlich weniger Arbeitskräfte, die diese Arbeit auf sich nehmen wollen. Durch diese Entwicklung entstehen höhere Anforderungen, die denen im Bereich des produzierenden Gewerbes ähnlich sind.

Seniorenheim-Magazin: Sie haben sich also damit auseinandergesetzt, wie in Seniorenheimen aktuell die Beschaffung von Bedarfsartikeln gehandhabt wird?

Hr. Rau: Ja. In Seniorenheimen wird der Einkauf häufig von keiner speziellen Person durchgeführt. Bestimmte Artikel, wie z. B. medizinische Utensilien, sind bereits durch Krankenkassen vorbestimmt. Andere wiederum, wie Reinigungsmittel und Handschuhe, werden direkt bei Großhändlern mit speziellen Sortimenten für Seniorenheime bezogen. Ein großes Thema sind natürlich auch die Bedarfe rund um die Essensversorgung. Hier gibt es natürlich wieder ganz andere Voraussetzungen.

Seniorenheim-Magazin: Verstehe. Gibt es spezifische Herausforderungen, die mit diesem Beschaffungsprozess verbunden sind?

Hr. Rau: Absolut. Ein Hauptaspekt ist, dass viele Artikel ohne alternative Angebote direkt beschafft werden, was eine kostengünstigere Beschaffung verhindert. Zudem ist die Arbeitszeit in Seniorenheimen begrenzt und jede zusätzliche Investition in Zeit ist kritisch. Oft mangelt es auch an der Transparenz zu den eingekauften Bedarfen. Meist geht es darum, die Bedarfe einfach irgendwie direkt zu beschaffen, ohne zu hinterfragen, ob das die günstigste Alternative ist. Zudem entsteht so auch eine Abhängigkeit von einem Lieferanten, was die Versorgungssicherheit gefährdet.

Seniorenheim-Magazin: Sie sprechen von Einsparungspotenzialen. Wie könnte man hier effektiv vorgehen?

Hr. Rau: Eine Möglichkeit wäre, einen bewussteren Einkauf zu fördern, insbesondere bei nicht von Kassen vorbestimmten Artikeln. Hier kann die Integration eines digitalen Tools einen entscheidenden Beitrag leisten. Dadurch kann der Einkauf schnell, einfach und vor allem effizient gestaltet werden. So wird am Ende nicht nur günstiger eingekauft, sondern auch wertvolle Arbeitszeit eingespart.

Seniorenheim-Magazin: Wie funktioniert so ein Tool?

Hr. Rau: Bei der Auswahl eines solchen Tools muss auf die speziellen Gegebenheiten in Seniorenheimen Rücksicht genommen werden. Das Tool sollte ohne Einbindung in bestehende Betriebssoftware direkt im Internetbrowser funktionieren. Außerdem sollte es extrem einfach zu bedienen sein. Anlernzeiten kann sich ein Seniorenheim nicht leisten. Die gewählte Software muss unkompliziert sein und Arbeit abnehmen – nicht zusätzliche schaffen. Es sollte natürlich auch ein Tool sein, das die Zusammenarbeit mit eigenen, bekannten Lieferanten unterstützt. So kann idealerweise sogar die Zusammenarbeit mit regionalen Anbietern intensiviert bzw. geschaffen werden. Ebenso sollte auch eine Akzeptanz auf Seiten der Lieferanten für das Tool zu erwarten sein.

Seniorenheim-Magazin: Gibt es so ein Tool überhaupt?

Hr. Rau: Ja. Es gibt „ExprAn“, ein Anfragesystem, das intuitiv zu bedienen ist und sehr flexibel eingestellt werden kann. Zudem gibt es eine 3-monatige kostenlose Testnutzung. Dieses Programm ermöglicht eine einfache Anfrage von Bedarfen und stellt automatisch eine tabellarische Darstellung der Angebote bereit. Dabei werden die bereits bekannten Anbieter angefragt. Neue Anbieter können jederzeit und sehr einfach aufgenommen werden. Auch für die Lieferanten ist die Nutzung problemlos. Diese bekommen eine E-Mail, klicken auf „Antworten“, geben ihre Preise, Lieferzeiten usw. ein und senden so das Angebot zurück. Der Nutzer muss dann nur noch anhand der automatisch erstellten Liste entscheiden, an wen die Bestellung gehen soll. Der Zeitaufwand hierfür liegt bei ca. 2 Minuten. Dadurch können Seniorenheime sicherstellen, dass benötigte Artikel beim optimalen Lieferanten eingekauft werden, was zu Einsparungen führen wird.

Seniorenheim-Magazin: Das klingt vielversprechend. Was würden Sie Verantwortlichen in Seniorenheimen empfehlen, um den Einkaufsprozess zu verbessern?

Hr. Rau: Ich würde empfehlen, die aktuelle Beschaffungspraxis zu überprüfen und den Einsatz digitaler Tools wie „ExprAn“ in Betracht zu ziehen. Dies ermöglicht nicht nur eine effizientere Beschaffung, sondern kann auch langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen und mehr Versorgungssicherheit führen. Außerdem ist damit Transparenz gegeben – was, wie und zu welchem Preis beschafft wird.

Seniorenheim-Magazin: Vielen Dank für das aufschlussreiche Gespräch.