Digitale Lösungen für das Ausfallmanagement in der Pflege: Effizienz und Fairness im Fokus

von Alyssa-Celine Schönfeld (CrewLinQ GmbH)

Unvorhergesehene Personalausfälle sind im Pflegealltag keine Seltenheit. Erkrankungen, private Notfälle oder andere unvorhersehbare Ereignisse führen dazu, dass Pflegekräfte kurzfristig ausfallen. Dies stellt die Dienstplanenden vor große Herausforderungen. Manuelles Durchforsten von Telefonlisten, um Ersatz zu finden, ist nicht nur zeitaufwendig, sondern auch äußerst stressig und ineffizient. Überstunden und Erschöpfung auf Seiten der Pflegekräfte sind die Folge, was wiederum zu einer erhöhten Ausfallquote führt.

Diese Unterbesetzung wird daher schnell zum Dauerthema. Doch es gibt eine Lösung: CrewLinQ bietet eine innovative Software, die das Ausfallmanagement im Gesundheitswesen erleichtert und digital optimiert.

Die Herausforderung im Pflegealltag

Kurzfristige Personalausfälle bringen die Schichtplanung in Pflegeeinrichtungen regelmäßig durcheinander. Wie oft stehen Sie vor der Herausforderung, spontan Ersatz zu finden? Wie viel Zeit und Aufwand kosten endlose Telefonate, um Vertretungen zu organisieren? Und wie stark leiden die Pflegequalität und die Zufriedenheit von Bewohnenden und Mitarbeitenden unter solchen Umständen?

Diese Fragen sind im Pflegealltag allgegenwärtig. Der ohnehin akute Mangel an Pflegekräften wird durch kurzfristige Ausfälle noch verstärkt und die traditionellen Methoden, Ersatz zu finden, erweisen sich als ineffektiv und belastend für alle Beteiligten.

Die Vision von CrewLinQ

CrewLinQ ist davon überzeugt, dass es in der Pflegebranche mehr Transparenz, Planbarkeit und Fairness braucht, um die Position all jener zu stärken, die pflegen und gepflegt werden. Deshalb verändern sie mit einem vollumfänglichen Ausfallkonzept und mithilfe digitaler Lösungen die Arbeitsbedingungen in der Pflege nachhaltig und von innen heraus. Das Ziel von CrewLinQ ist es, Ausfallmanagement einfacher und schneller zu gestalten – zum Wohle aller Beteiligten.

Digitales Ausfallmanagement als Change-Projekt

Der Ansatz von CrewLinQ geht über die reine Softwarelösung hinaus. Sie betrachten das Ausfallmanagement in erster Linie als Change-Projekt für die gesamte Organisation und erst in zweiter Linie als Software-Projekt. Es geht darum, bestehende Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Ihr digitales Ausfallmanagement bringt zahlreiche Vorteile:

1. Effiziente Personalsuche: Über die CrewLinQ-App können Sie schnell nach verfügbaren Mitarbeitenden in der eigenen oder in benachbarten Einrichtungen suchen. Dabei werden Qualifikationen, Einsatzorte, Verfügbarkeiten und Präferenzen der Mitarbeitenden vorgefiltert. So kann in wenigen Minuten eine passende Besetzung für die offene Schicht gefunden werden.

2. Selbstbestimmtes Einspringen: Die App ermöglicht es den Mitarbeitenden, selbst zu entscheiden, ob sie einspringen möchten. Dies fördert die Eigenverantwortung und Zufriedenheit der Pflegekräfte.

3. Weniger Leasingeinsätze: Durch die interne Vermittlung von Pflegekräften kann der Bedarf an externen Leasingkräften reduziert werden, was die Kosten senkt und die Qualität der Pflege erhöht.

4. Geringere Verwaltungskosten: Die Digitalisierung des Ausfallmanagements reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Dienstplanende können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt stundenlang Telefonate zu führen.

CrewLinQ in der Praxis

Foto: Manuela Clemens

Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie effektiv CrewLinQ ist: Am 05. September 2023 war ein bedeutender Meilenstein erreicht, als die Pflegekräfte und Bereichsleitungen der bipG (Bundesweite Intensiv-Pflege-Gesellschaft) in Wuppertal erstmals die CrewLinQ-Software auf ihren Smartphones einsetzten. Innerhalb von nur zwei Wochen gelang der reibungslose Übergang vom Testbetrieb in den Livebetrieb – ein Beweis für die Anpassungsfähigkeit und den praktischen Nutzen der CrewLinQ-Lösung.

Vanessa Nöll, Leitung Qualitätsmanagement Region Nord/West, stellt fest: „Die Rückmeldungen aus dieser Phase waren äußerst positiv und sorgten für eine Verbesserung der Arbeitsabläufe. Die schnellen Anpassungen, die CrewLinQ für einen passgenauen Einsatz vornahm, haben uns sehr überzeugt. Die drastische Reduzierung von Telefonanrufen zur Organisation von Vertretungen hat den Stress für die Mitarbeitenden erheblich gesenkt und ihre Zufriedenheit gesteigert.“

Nach diesen vielversprechenden ersten Monaten hat CrewLinQ nicht nur in Nordrhein-Westfalen, sondern auch bei der Bonitas Pflegegruppe in Schleswig-Holstein Fuß gefasst. Die Software hat sich als zuverlässiges Werkzeug erwiesen, um die Schichtbesetzung im Krankheitsfall zu optimieren und den Stress für das Personal zu reduzieren.

Besonders ermutigend ist die Tatsache, dass die schnellsten Dienste in weniger als einer Minute verbucht werden konnten – ein deutlicher Beweis für die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der Pflege-App von CrewLinQ.

Jan Grineisen, Head of Digitalisierung der Deutschen Fachpflege, argumentiert: „Bei unseren Gesellschaften Adlatus GmbH und Halvar Kranken- und Intensivpflege GmbH sind die Einspringdienste mittlerweile auch digital und tragen dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit sowohl bei Pflegekräften als auch PDLs im stationären sowie im ambulanten Bereich der Deutschen Fachpflege zu verbessern. Zusätzlich konnten wir unsere wirtschaftliche Effizienz erheblich steigern. Wir sehen in CrewLinQ großes Potenzial und freuen uns darauf, die zukünftige Entwicklung dieser innovativen Pflege-App mitzugestalten und die Nutzung innerhalb unserer Firma weiter auszurollen.“

Ein fairer und durchdachter Prozess

Besonders wichtig ist CrewLinQ: Die Kontaktaufnahme zu Mitarbeitenden, die gerade im Frei sind, soll erst im Notfall stattfinden. Zunächst werden alle internen Ressourcen ausgeschöpft – sei es der Springer-Pool oder hinterlegte Jokerdienste. Wenn auch dies keine Lösung bringt, wird die Anfrage häuserübergreifend erweitert. Erst im letzten Schritt wird die Anfrage von externen Fachkräften über Leasingfirmen in Betracht gezogen. So behalte man bei der Planung alle Personalressourcen im Blick und verteilt diese bedarfsgerecht.

Transparenz und Planbarkeit durch Digitalisierung

Das vollumfängliche Ausfallkonzept von CrewLinQ sorgt für mehr Transparenz und Planbarkeit im Pflegealltag. Indem die Verfügbarkeiten und Präferenzen der Pflegekräfte digital erfasst und ausgewertet werden, kann die Schichtplanung effizienter gestaltet werden.

So wird nicht nur die Arbeitsbelastung reduziert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Denn eine faire und transparente Schichtplanung trägt maßgeblich dazu bei, das Arbeitsklima zu verbessern und die Motivation zu steigern.

Psychische und physische Entlastung für Pflegekräfte

Das manuelle und häufig chaotische Management von Personalausfällen belastet nicht nur die Dienstplanenden, sondern auch die Pflegekräfte. Ständige Überstunden und die Ungewissheit, wann man als nächstes einspringen muss, führen zu hoher psychischer und physischer Belastung.

CrewLinQ schafft dabei Abhilfe. Die Software ermöglicht eine klare und planbare Schichtbesetzung, sodass Pflegekräfte ihre Freizeit besser genießen und sich von ihrer anstrengenden Arbeit erholen können. Dies trägt maßgeblich zur Reduzierung von Stress und Burnout bei.

Finanzielle Vorteile für Pflegeeinrichtungen

Auch finanziell profitieren Pflegeeinrichtungen vom digitalen Ausfallmanagement. Durch die Reduzierung von Leasingeinsätzen und die effizientere Nutzung der vorhandenen Personalressourcen können erhebliche Kosten eingespart werden. Die geringeren Verwaltungskosten und die optimierte Schichtplanung tragen ebenfalls zur finanziellen Entlastung bei. So bleibt mehr Budget für andere wichtige Bereiche der Pflege übrig.

Ein Schritt in die Zukunft der Pflege

Die Digitalisierung bietet enorme Chancen für die Pflegebranche. CrewLinQ geht dabei einen wichtigen Schritt in die Zukunft der Pflege. Ihre Softwarelösung ist benutzerfreundlich und intuitiv gestaltet, sodass sie problemlos in den Arbeitsalltag integriert werden kann. Sie setzen auf eine enge Zusammenarbeit mit Kunden, um Lösungen kontinuierlich weiterzuentwickeln und den Bedürfnissen der Pflegekräfte und Einrichtungen gerecht zu werden.

Das digitale Ausfallmanagement von CrewLinQ revolutioniert die Pflegebranche. Es bringt Transparenz, Planbarkeit und Fairness in den oft hektischen und stressigen Pflegealltag. Mit ihrer Lösung schaffen sie eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Pflegekräfte, Dienstplanende und Bewohner profitieren gleichermaßen. Überzeugen Sie sich selbst und gestalten Sie mit CrewLinQ eine faire und effiziente Zukunft in der Pflege.