Weniger Verwaltungsaufwand durch elektronische Personaleinsatzplanung

Das Seniorenheim Haus Sandberg plant seinen Personaleinsatz betriebswirtschaftlich effizient nach Bedarf und Qualifikation

Das Haus Sandberg verfügt über insgesamt 116 vollstationäre Pflegeplätze. Ein komplexes Schichtmodell mit unterschiedlichen Dienstzeiten pro Schicht gewährleistet die tägliche Pflege rund um die Uhr. Bei über 80 Mitarbeitern ist die Personaleinsatzplanung im Haus Sandberg kein leichtes Unterfangen. Erschwerend kommen zahlreiche Randbedingungen hinzu wie das Arbeitszeitgesetz, tarifliche Faktoren, betriebliche Vereinbarungen oder Einzelabsprachen mit Mitarbeitern.
„Kaum vorstellbar, wie wir die Dienstplanung noch vor wenigen Jahren handschriftlich auf DIN A3- Bögen bewerkstelligt haben“, wundert sich Verwaltungsleiterin Elke Schiffer. „Der Zeitaufwand war enorm. Und wehe, es mussten Änderungen gemacht werden!“

Elektronische Personaleinsatzplanung spart Papier, Zeit und senkt die Fehlerquote

 
Seit der Einführung der elektronischen AIDA Zeiterfassung und dem AIDA Personalplanungsassistenten ist alles einfacher: Die Mitarbeiter im Haus Sandberg erfassen ihre Kommen-, Gehen-und Pausen-Zeiten an virtuellen Terminals am PC direkt an ihrem Einsatzort, zum Beispiel in den Wohnbereichsbüros, in der Verwaltung oder in der Küche. Das System erstellt den Dienstplan unter Berücksichtigung des Bedarfs, der erforderlichen Qualifikation und der gesetzlichen, tariflichen und individuellen Vorgaben weitgehend automatisch. Die elektronische Dienstplanung berechnet nicht nur Sollzeiten, sondern führt auch einen Soll-/Ist-Abgleich durch. Sie zeigt den verbrauchten, genehmigten und den noch nicht genommenen Urlaub an. Die Pflegedienstleitung hat so immer den Überblick und kann auf Veränderungen wie ungeplante Fehlzeiten oder mögliche Engpässe flexibel und kurzfristig reagieren.

Vereinfachung von Arbeitsabläufen und Transparenz in allen Bereichen

 
Die elektronische Lösung entlastet die Verwaltung des Seniorenheims in vielen Bereichen. Das System ermittelt zum Beispiel automatisch alle Zuschläge. Am Monatsende überträgt die Verwaltung des Seniorenheims alle Zuschläge und relevante Zeitdaten papierlos an DATEV über die Lohnschnittstelle der Zeiterfassung.
Per Mausklick lassen sich auch Auswertungen wie Übersichten über verfügbare Mitarbeiter, Mitarbeiter pro Schicht, Krankheitstage, Überstunden, Urlaubslisten und viele mehr bequem und einfach erstellen. „Es gibt kein lästiges Zusammensuchen und Zusammenstellen von Informationen mehr. Ich kann mir die Daten so abrufen, wie ich sie brauche“, so Elke Schiffer.
Hat sich der MDK angekündigt, ist man im Haus Sandberg ganz entspannt: Die elektronische Dienstplanung und zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten belegen klar und übersichtlich, dass mit dem System bestimmungsgemäß geplant wird.

Fazit: Eine Dienstplanung ohne AIDA kann man sich im Seniorenheim Haus Sandberg nicht mehr vorstellen.

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