DIE VERNACHLÄSSIGTE PFLICHT – Kompaktübersicht zur E-Mail-Archivierung

Der Gesetzgeber hat E-Mails dem Geschäftsbrief gleichgestellt und zwingt Unternehmen, E-Mail-Korrespondenz, durch die ein Geschäft vorbereitet, abgewickelt, abgeschlossen oder rückgängig gemacht wird, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar sechs bis zehn Jahre aufzubewahren.  Seit dem 1. Januar 2007 ist jedes Unternehmen und damit auch jedes Seniorenheim dazu verpflichtet. Gesetzliche Regelungen finden sich z.B. in §147 AO oder §257 HGB und der GDPdU. Aus technischer Sicht ist dies nur durch eine E-Mail-Archivierungslösung möglich.  

Durch die Verlagerung der Geschäftskorrespondenz zur E-Mail hin, ist diese im Fokus. E-Mails verbleiben meist im Postfach des Mitarbeiters. Wer diese Informationen  langfristig sichert und nutzt, kann auf Dauer Kosten- und Wettbewerbsvorteile erzielen.

Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. 

Ein weiteres Problem ist der meist sorglose Umgang mit privaten E-Mails. Wegen der Verpflichtung zur Archivierung liegt hier ein Stolperstein. Bei Duldung privater E-Mails, dürfen diese nicht einfach mit archiviert werden, dadurch können die Besitzrechte aller E-Mails an den Mitarbeiter übergehen.

Nur mit rechtskonformer und damit revisionssicherer Archivierung mit einhergehenden internen Regelungen, wird die Grundlage für die Erfüllung verschiedenster gesetzlicher Anforderungen geschaffen. 

Dies führt zu mehr Rechtssicherheit und bietet Vorteile:

*Rechtlicher Bestand bei Streitigkeiten. 

*Als Teil des betrieblichen Risikomanagements positiver Einfluss auf die BASEL II Bewertung.

*Immer vollständigen E-Mail-Bestand.

*Vermeidung wirtschaftlicher Schäden und Reputationsverluste wegen Datenverlust.

*Kein versehentliches noch absichtliches Löschen von E-Mails durch Mitarbeiter („beim Verlassen des Unternehmens“).

Fehlende Archivierung führt leicht zu erheblichen wirtschaftlichen und rechtlichen Folgen oder  einem Imageschaden. Die Auswahl geeigneter Software ist entscheidend. Eine Analyse und Beratung zur gegebenen Situation sinnvoll  und eine zertifizierte Lösung vorzuziehen. Ein Backup-Verfahren und der Ausdruck von E-Mails genügen nicht, da diese nicht manipulationssicher sind. 

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Die verwendete Technologie und schnelle Indizierung (mit Anhängen) erhöht die Effizienz bei der täglichen Arbeit und Suche im Archiv.

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